Повышение прозрачности и операционного управления УК — внедрение системы 4ДИ
Запрос заказчика:
Построить систему сбора, анализа и подачи информации по деятельности компании для возможности оперативного реагирования и корректировки
Мы предложили:
Внедрить инновационную систему операционного контроля на основе принципов 4ДИ (четыре дисциплины управления):
- фокус,
- рычаг,
- вовлеченность,
- отчетность.
Что было сделано
Внедрены принципы 4ДИ для контроля следующих блоков деятельности:
- Производственная программа
- Клининг и благоустройство
- Переход абонентов на получение квитанций в электронном виде
- Информирование собственников помещений МКД:
- Рейтинги мастеров внутри компаний
- Работа call-центра
Производственная программа
Запрос заказчика:
- Детализировать анализ реализации производственной программы для еженедельного контроля
Мы реализовали:
- создали сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного отражения информации по производственной программе в разрезе основных направлений работы/подрядчиков и статуса выполнения ежемесячной ПП (производственной программы) по объектам в количественном и процентном формате
- разработали формы визуализации информации для упрощенного восприятия
Что получилось:
- повышение прозрачности исполнения ПП за месяц;
- увеличение частотности оперативной сверки данных;
- еженедельное выявление/подсвечивание проблемных зон (красные зоны);
- предупреждение неисполнения обязательств перед собственниками МКД (многоквартирного дома);
- своевременное принятие управленческих решений по “болевым зонам”;
- онлайн визуальное отражение “картины дел”: что, когда и кем сделано и НЕ сделано
Клининг и благоустройство
Запрос заказчика:
- Снизить риски возникновения жалоб жителей МКД на некачественное содержание общедомового имущества
Мы реализовали:
- сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного отражения текущей ситуации по клинингу и благоустройству по направлениям: поступившие обращения, укомплектованность штата подрядчика, соблюдение графиков уборки, оценка удовлетворенности
- разработали формы визуализации информации для упрощенного восприятия
Что получилось:
- предупреждение наступления просрочек (“красных зон”) по обращениям собственников помещений МКД в разрезе подрядчиков и объектов уборки (подъезды и придомовая территория);
- визуальное отображение среднего балла удовлетворенности собственников МКД и контролирующих подразделений УК в разрезе объектов уборки (подъезды и придомовая территория), выполненной подрядчиками;
- еженедельный мониторинг укомплектованности штата подрядчика и ее влияние на соблюдение утвержденных УК еженедельных графиков уборки подъездов МКД
Переход Абонентов на электронные квитанции:
Запрос заказчика:
- Отслеживать в режиме реального времени эффективность методик стимулирования перехода жителей на электронные квитанции
Мы реализовали:
- сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного мониторинга Абонентов, получающих электронных квитанции
Что получилось:
- еженедельный контроль динамики количества и %-та Абонентов, получающих электронные квитанции (в соотношении с общим количеством Абонентов, находящихся на обслуживании биллингового центра)
Информирование собственников помещений МКД:
Запрос заказчика:
- мониторинг формирования базы данных по собственникам МКД (адреса эл/почты и номера телефонов)
- визуализация количества и статуса отправленных viber-сообщений собственникам помещений МКД
Мы реализовали:
- сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного мониторинга увеличения базы данных по контактным данным Абонентов и отправленным сообщениям собственникам помещений МКД (количество и %-т)
Что получилось:
- еженедельный контроль изменения динамики по увеличению БД с контактными данными Абонентов
- еженедельный контроль конверсии прочитанных сообщений от отправленных (в разрезе УК)
Рейтинги мастеров внутри компаний
Запрос заказчика:
- быстрое онлайн понимание эффективности работы сотрудников для материального и психологического стимулирования специалистов, определение фокуса проблем работы сотрудников
Мы реализовали:
- сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного отражения выполнения задач сотрудниками в разрезе исполнения заявок, физического объема работ, выполнения производственной программы и оценок работы специалистов клиентами
Что получилось:
- онлайн оценка эффективности работы специалистов
- рейтинг сотрудников;
- увеличение частотности оперативной сверки данных;
- еженедельное выявление/подсвечивание проблемных зон (красные зоны);
- предупреждение неисполнения обязательств перед собственниками МКД (многоквартирного дома);
- своевременное принятие управленческих решений по “болевым зонам”;
- онлайн визуальное отражение “картины дел”: что, когда и кем сделано и НЕ сделано
Работа Call-центра:
Запрос заказчика:
- осуществить сверку динамики по изменению количества обращений Абонентов за последние 3 года;
- проверить эффективность работы специалистов Call-центра
Мы реализовали:
- сводный онлайн агрегатор данных на google-платформе с доступом для определенного круга лиц (специалистов) для еженедельного отражения количества обращений Абонентов и основных показателей работы сотрудников Call-центра
Что получилось:
- еженедельный контроль изменений количества зарегистрированных заявок помесячно и в разрезе 3 лет — выявление проблемных зон (“шквал обращений”) и причин их возникновения, “погружение в проблему” и своевременное принятие управленческих решений для устранения проблемы, для повышения информированности и лояльности Абонентов;
- еженедельный мониторинг работы Сотрудников Call-центра; определены основные показатели работы Сотрудников для еженедельного анализа: количество принятых Абонентов, время ожидания и обслуживания Абонентов; еженедельно выявляются “красные зоны” для анализа совместно с Руководителем: причины, последствия, решения
Отзывы
“Мы обращались за консультацией по внедрению системы контроля деятельности и мотивации сотрудников, так как у нас четыре разных направления деятельности. Внедрение информационного табло - огромный вклад в нашу систему. Оно очень сильно мотивирует всех сотрудников нашей компании - теперь они совместно анализируют свои успехи и неудачи. Табло еженедельно обновляется, анализируются все изменения по направлениям. По какой причине тот или иной показатель не достиг оптимального уровня, что за отчетную неделю предприняли мастера для достижения критически важных целей. Табло стало источником информации для новой системы мотивации: мастера соревнуются между собой и получают по итогу месяца премию! Я как руководитель получаю реальный результат от внедрения информационного табло и соответственно свода на котором видны все результаты, прекрасная аналитика деятельности! Понятная всем.Те консультации которые мы получаем имеют большой отклик в производительности персонала! Системный подход повышает вовлеченность. В нашем случае внедрение свода, во многом сократило объем отчетности: все показатели в одном месте, все что нужно для планирования и работы над ошибками”
Контакты
197350, г. Санкт-Петербург пр. Комендантский д. 51, лит. А, пом. 40-Н, офис: 7
Оставить заявку
Нажимая на кнопку "Отправить", я даю свое согласие на обработку персональных данных и принимаю условия соглашения